Privacy Statement

Fintec VvE Vastgoed Beheer B.V. (hierna: Fintec) hecht groot belang aan het veilig verwerken en opslaan van uw gegevens, in het bijzonder als dit persoonsgegevens zijn. De belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hoe wij deze regels toepassen in onze werkzaamheden vindt u terug in deze Privacyverklaring die niet alleen van kracht is op onze dienstverlening maar ook in de situatie dat u onze website bezoekt of anderzins persoonsgegevens aan ons verstrekt. Fintec hecht waarde aan helderheid en daarom leggen wij in deze privacyverklaring uit welke (persoons)gegevens wij verwerken, waarom wij die verwerken en hoe wij die beveiligen.

Fintec als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker
Fintec wordt op grond van de AVG, aangemerkt als verwerker voor de persoonsgegevens die door u in het kader van de dienstverlening worden verstrekt. Indien Fintec als bestuurder is aangewezen, wordt Fintec aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. De VvE is zelf op grond van de AVG ook verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die aan Fintec worden verstrekt. Indien Fintec verwerkingsverantwoordelijke is hoeft met de VvE geen verwerkersovereenkomst afgesloten te worden. Wanneer Fintec alleen beheerder is sluit Fintec met de VvE een verwerkersovereenkomst.

Doeleinden van gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het aangaan en uitvoeren van taken en opdrachten met betrekking tot onze dienstverlening namens een VvE;
• om contact met u op te nemen;
• het beheren van cliëntenrelaties en het communiceren over onze diensten of producten die u afneemt, en soortgelijke diensten en producten;
• het verlenen van toegang tot het VvE portaal;
• het gebruik maken van de functionaliteiten op onze website;
• het doen van marketingactiviteiten ten behoeve van onze dienstverlening, zoals het versturen van een nieuwsbrief of een uitnodiging.

Gebruik van persoonsgegevens van u als klant van Fintec

Door gebruik te maken van onze dienstverlening laat u bepaalde informatie bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, die wij zelf verzamelen vanuit onze taken en opdrachten of wettelijke verplichting, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Indien persoonsgegevens niet relevant zijn voor de dienstverlening zullen wij die niet bewaren en u verzoeken documenten aan te leveren met alleen de voor onze dienstverlening relevante (persoons)gegevens.

Wij maken onder andere gebruik van de volgende gegevens om de dienst te leveren:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Inhoud van e-mails
• Titulatuur
• Eigenarenregister
• Functie in VvE
• Burgerservicenummer (BSN)
• ID gegevens / bewijs
• Kenteken
• Nationaliteit
• Gebruikersnaam portaal
• Bankrekeningnummer
• Betaalgegevens
• Financiële gegevens
• RSIN nummer
• Curriculum vitae
• Social media accounts

Fintec verwerkt mogelijk de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van haar opdrachtgevers/ eigenaars:

• Financiële tegoeden in VvE
• Gezondheid

Beveiliging

Fintec neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico van de verwerking afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, waarbij rekening is gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, omvang en context van de verwerkingen, de verwerkingsdoeleinden en de risico’s van betrokkenen.

In ieder geval betreffen dit de volgende beveiligingsmaatregelen:

• Backup- en herstelprocedures
• Beveiliging van netwerkverbindingen (intern en extern beheerd)
• Bevoegdheden zijn functioneel toegewezen aan een beperkt aantal personen dat met de uitvoering van de verwerking is belast
• Encryptie van persoonsgegevens tijdens elektronische overdracht (systeem-naar-systeem koppelingen) naar externe partijen
• Beveiligingsbeleid
• Geheimhoudingsverklaringen in arbeidscontracten
• Indringeralarm
• Logische toegangscontrole door middel van wachtwoorden en/of persoonlijke toegangscodes
• (Sub)verwerkersovereenkomsten met derden
• Veilige wijze van het opslaan van gegevensbestanden binnen het kantoornetwerk

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door Fintec. U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij Fintec een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens waarover Fintec beschikt naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van persoonsgegevens of een intrekking van de toestemming of bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens sturen naar uw contactpersoon bij Fintec of mailen naar gegevens@fintec.nl.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, dan kunt u dit aangeven via gegevens@fintec.nl.

Fintec reageert zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, nadat Fintec het verzoek heeft ontvangen.

Fintec wijst u er op dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap

Bewaren van gegevens

Fintec bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens van opdrachtgever of andere gegevensverstrekker worden verzameld. De bewaartermijnen kunnen variëren vanwege wettelijke vereisten, zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor administratieve gegevens, of aansprakelijkheidsrisico’s. Diverse maatregelen zijn door Fintec genomen om periodiek gegevens te verwijderen die niet meer relevant zijn

Verstrekking aan derden

Fintec verkoopt of levert geen persoonsgegevens aan derden en verstrekt deze persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de door opdrachtgever verstrekte opdracht, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, als u daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven of ten behoeve van een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.

Met bedrijven die in opdracht van Fintec persoonsgegevens verwerken (sub-verwerkers), sluit Fintec een verwerkersovereenkomst. Fintec komt met een sub-verwerker overeen dat deze passende technische en organisatorische maatregelen implementeert om een op het risico van de verwerking afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, waarbij rekening is gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, omvang en context van de verwerkingen, de verwerkingsdoeleinden en de risico’s van betrokkenen.Fintec blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Fintec bewaart gegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Wij maken op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van onze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Met behulp van een permanente cookie kunnen wij u herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op uw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer u toestemming heeft gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoeft u niet steeds uw voorkeuren te herhalen waardoor u dus tijd bespaart en een prettiger gebruik van onze website kunt maken. Permanente cookies kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser.

Met behulp van een sessie cookie kunnen wij zien welke onderdelen van de website u met dit bezoek hebt bekeken. Wij kunnen onze dienst daardoor zoveel mogelijk aanpassen op het surfgedrag van onze bezoekers. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra u uw webbrowser afsluit.

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de ‘Analytics’-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd.

Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten (‘liken’) of delen op sociale netwerken als Facebook, LinkedIn en Twitter. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van deze organisaties zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Leest u de privacyverklaring van deze organisaties (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met uw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken. De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Twitter, Facebook, Google+ en LinkedIn opgeslagen op servers in Europa en de Verenigde Staten.

Het doel van de gegevensverzameling over ontvangers van onze nieuwsbrief is inzicht te krijgen in het lees- en klikgedrag. Hiermee krijgen we inzicht in wie de nieuwsbrief opent, hoe vaak en wanneer. Ook wordt duidelijk op welke link wordt geklikt. Het verzendtijdstip en de inhoud van de nieuwsbrief kan daardoor beter worden afgestemd op de wensen van de lezers. Voor de verwerking van de gegevens is met onze Sub-verwerker een verwerkersovereenkomst gesloten. De gegevens worden niet gedeeld met andere partijen. Verwerking van de gegevens vindt plaats op basis van toestemming door de gebruikers.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Over wijzigingen zullen wij u actief informeren. De huidige privacyverklaring dateert van 18 maart 2019.